최근 아내의 서재에서 책 한 권을 발견하고 읽었는데, 꽤 괜찮게 정리된 내용이 있어서 공유합니다.
효과적인 비즈니스 커뮤니케이션 교육
비즈니스 커뮤니케이션은 조직 내외에서 중요한 역할을 합니다. 정보 전달, 의사 결정, 문제 해결 등 다양한 업무 상황에서 효과적인 커뮤니케이션은 핵심 역량입니다. 이 글에서는 직원에게 보고하는 방법을 개선하기 위한 세 가지 주요 원칙을 제시하고, 각 원칙을 보충 설명하여 총 4000자 이상의 내용을 정리하겠습니다.
1. 결론부터 말하고 의견은 그다음에 말하라.
효과적인 커뮤니케이션의 첫 번째 원칙은 결론부터 말하는 것입니다. 정보를 전달할 때, 핵심 사항을 먼저 제시하는 것은 수신자가 빠르게 이해하고 주요 내용을 파악할 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어, "사장님 심각한 상황이 발생했습니다."라는 표현보다는 "거래처에서 15% 물량에 대한 반품 요청이 들어왔습니다."라고 시작하는 것이 효과적입니다. 그런 다음, 자신의 의견이나 제안을 뒷부분에 덧붙일 수 있습니다.
이렇게 결론부터 말함으로써, 수신자는 중요한 사실을 먼저 파악하고 나서 의견을 듣게 됩니다. 이는 문제 해결과 의사 결정을 더욱 효과적으로 진행할 수 있는 방법 중 하나입니다. 예를 들어, "거래처 반품 요청을 검토한 결과, 제품 불량률이 높아 보입니다. 이에 대한 대응책을 고려해 보겠습니다."라고 이어질 수 있습니다.
2. 형용사가 아니라 숫자로 말하게 하라.
두 번째 원칙은 형용사보다는 숫자를 활용하는 것입니다. 숫자는 정보를 구체화하고 명확하게 전달하는 강력한 도구입니다. 예를 들어, "이번 프로젝트는 상당한 성과가 있어 보입니다." 대신에 "이번 프로젝트 이후 70% 이상의 고객이 재사용 의사가 있다고 조사되었습니다."라고 말하는 것이 효과적입니다. 이러한 방식으로 정보를 숫자로 표현하면, 다른 사람들도 쉽게 이해하고 비교할 수 있습니다. 더구나, 이러한 숫자 기반의 정보는 의사 결정에 도움을 줄 수 있습니다.
예를 들어, "마케팅 캠페인 A는 캠페인 B보다 효율적으로 수익을 증가시켰습니다. 캠페인 A는 수익을 15% 증가시켰고, 캠페인 B는 10%만 증가시켰습니다."라고 설명하면, 어떤 캠페인을 계속 진행할지 결정하기 쉬워집니다.
3. 모호하지 않고 구체적으로 말하게 하라.
마지막으로, 정보를 구체적으로 표현하는 것이 중요합니다. 모호한 표현은 피해야 합니다. "이번 기획안에 저희 부서 의견도 고려해 주십시오."와 같은 모호한 표현보다는 "이번 행사장 디자인은 저희 침에서 하고 싶습니다."와 같이 구체적인 요구사항을 제시하는 것이 좋습니다.
구체적인 사실을 통해 이해관계자에게 더 많은 정보를 제공하고, 혼란을 방지할 수 있습니다. 필요한 경우, 부연 설명을 통해 상황을 더 자세히 설명할 수 있습니다. 이러한 구체성은 의사 결정을 내리거나 작업을 수행할 때 유용하며, 의사소통 품질을 향상합니다.
결론
위 세 가지 원칙을 따르면, 회사 내에서의 효과적인 커뮤니케이션과 의사 결정이 더 원활하게 이루어질 것입니다. 결론부터 말하고, 숫자로 정보를 구체화하며, 모호함을 최소화하는 것은 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심입니다. 이를 통해 조직 내외에서 더 나은 협력과 성과를 이끌어낼 수 있을 것입니다.
어쩌면 당연한 내용일 수도 있는데, 정리된 것을 보고 나니 한결 명확해졌습니다. 만약 내가 보고해야 할 입장이라면 이런 형태의 보고를 준비해야겠다는 생각을 하면서 정리합니다.
한편 챗GPT는 보고의 7원칙에 대해 아래의 내용을 알려주네요.
7가지 보고의 원칙은 다양한 분야에서 보고서를 작성할 때 지켜야 하는 중요한 원칙들을 나타냅니다. 이 원칙들은 효과적인 커뮤니케이션과 정보 전달을 위해 필수적입니다. 다음은 7가지 보고의 원칙입니다:
1. 명확성 (Clarity): 보고서는 명확하고 이해하기 쉬워야 합니다. 어려운 용어나 복잡한 문장을 피하고, 주요 내용을 간결하게 전달해야 합니다.
2. 간결성 (Conciseness): 불필요한 정보를 배제하고, 중요한 내용에 집중해야 합니다. 길고 지루한 문장보다는 간결하고 효율적인 표현을 사용해야 합니다.
3. 목적성 (Purpose): 보고서의 목적을 명확히 이해하고, 그 목적을 달성하기 위한 정보를 제공해야 합니다. 보고서의 목표와 주요 메시지를 분명히 해야 합니다.
4. 완전성 (Completeness): 필요한 정보를 누락하지 말아야 합니다. 중요한 세부사항을 놓치지 않도록 주의해야 합니다.
5. 논리성 (Logical Order): 정보는 논리적인 순서로 배열되어야 합니다. 읽는 사람이 이해하기 쉽도록 보고서의 구조를 잘 조직해야 합니다.
6. 정확성 (Accuracy): 보고서에 포함된 정보는 정확하고 신뢰할 수 있어야 합니다. 틀린 정보나 오류를 피해야 합니다.
7. 가독성 (Readability): 적절한 글꼴, 줄 간격, 문단 구조 등을 사용하여 보고서를 읽기 쉽게 만들어야 합니다. 텍스트의 시각적인 요소도 고려해야 합니다.
이러한 원칙을 준수하면 효과적인 보고서를 작성하고 정보를 효과적으로 전달할 수 있을 것입니다.
